Osoba składająca raport miesięczny prawie nigdy nie jest juniorem. To manager operacyjny, osoba od finansów albo właściciel, bo złożenie go wymaga wiedzy, gdzie wszystko leży i którym liczbom nie ufać. Co oznacza, że rytuał zjada dwa najdroższe dni w firmie, co miesiąc.
A efekt jest kruchy. Jeden nieaktualny eksport albo jeden wiersz wklejony o jedno miejsce za daleko i spotkanie zarządu spędza dwadzieścia minut na sporze o liczbę, która była po prostu błędna. Raport trafia z opóźnieniem, dyskusja dotyczy danych zamiast decyzji, a w kolejnym miesiącu rytuał się powtarza.
Co robi automatyzacja
Dane są pobierane zgodnie z harmonogramem stamtąd, gdzie leżą (sklep, system księgowy, platformy reklamowe, arkusze), uzgadniane i zapisywane w tym samym układzie raportu, który Twój zespół już czyta. Rozbieżności między źródłami są oznaczane, a nie zamiatane pod dywan. Wkład człowieka kurczy się do tego, co zawsze było prawdziwą pracą: przeczytania wyniku i napisania trzech zdań komentarza wyjaśniających, co się wydarzyło i co z tym zrobić.
Co się zmienia
Składanie spada z około dwóch dni do pół godziny przeglądu. Raport jest gotowy pierwszego dnia miesiąca zamiast dziesiątego, liczby przestają być przedmiotem sporu, a osoba na wyższym stanowisku, która robiła wklejanie, odzyskuje dwa dni miesięcznie. W skali roku to mniej więcej pełny miesiąc pracy na poziomie senior.
Inne sposoby, żeby to naprawić
Pełne wdrożenie BI też to rozwiąże, w kilka miesięcy, za kilkukrotnie wyższą cenę, i ktoś nadal będzie musiał je potem utrzymywać. Zdelegowanie wklejania w dół oszczędza godziny seniorów, ale mnoży błędy przy wklejaniu. Utrzymanie rytuału to opcja domyślna i kosztuje dwa dni seniora miesięcznie, bez końca. Automatyzacja składania zostawia Twój raport dokładnie takim, jaki jest, minus te dwa dni.